Responsive Development Technologies har i mer än 20 år, kanske längst i Sverige, arbetat med agil system- och organisationsutveckling. En stor del av vårt arbete handlar om att hjälpa våra kunder att förbättra sina organisationsflöden med hjälp av Lean och Kanban. Detta är något vi brinner för. Vi finns i Linköping men arbetar med kunder över hela landet.

Under vår konferens DevLin2018 bjöd vi därför in Marcus Hammarberg som föredragshållare.

Marcus är en stor inspirationskälla, skicklig programmerare, författare och dessutom agil coach. En eldsjäl som med inspiration från Lean och Kanban lyckades rädda ett fullständigt förfallet sjukhus i Indonesien. Det kommer vi till lite senare. Men först några rader som kortfattat förklarar vad Kanban innebär och hur det kan användas för ökad verksamhetsnytta.

Kanban är ett verktyg för att förbättra flöden av värde i processer. Genom att fokusera på ett begränsat antal uppgifter i taget, använda visualiseringar och tydlig kommunikation kan man synliggöra osynligt arbete. Detta i sin tur leder till kortare ledtider, snabbare leveranser, minskat slöseri samt ökad effektivitet och kundnytta. Bilden ovan kommer från Kanban.com visar en Kanbantavla, indelad i fyra olika spalter. Som du ser är den lättöverskådlig, trots att den innehåller en mängd information, personer och uppgifter.

Att rädda ett totalt förfallet sjukhus på andra sidan jorden

På DevLin2018 berättade Marcus med inlevelse om hur han som volontär inom Frälsningsarmén tillsammans med familjen tillbringade två år i Bandung. En myllrande stad med mer än sju miljoner invånare, belägen på västra Java i Indonesien. Väl på plats, lite drygt 1000 mil från Sverige befann sig Marcus på sin nya arbetsplats. Ett minst sagt förfallet sjukhus, en bra bit från vardagen på kontoret i Stockholms innerstad.

- Det här sjukhuset har precis dött. Det ser ut som en krigszon. Två veckors intensivt regn har fått taket att rasa in. Det är vatten överallt. Situationen är ohållbar. Pengarna är slut och personalen går på knäna. Det kommer att krävas något i hästväg för att rädda situationen. Om det ens är möjligt, inledde Marcus sitt föredrag.

De flesta hade nog gett upp hoppet. Insett att det var kört. Packat ihop och lagt ner. Åkt hem. Men, Marcus och hans kollegor lyckades på något sätt hitta inspiration att gå vidare. Trots synen av raserade tak, nedfallna tegelstenar, krossade fönster och en inredning täckt av vatten och lera. Marcus egna bilder visar ovan hur man försöker att återställa vissa delar av det raserade sjukhuset. Efter många timmars funderingar började en långsiktig plan ta form.

Planen bestod av att försöka synliggöra arbetet och dess flöde. Att begränsa mängden pågående arbete, samt att skapa ett bättre processflöde. Det vill säga att korta ledtiderna. Det första steget blev att skapa en överblick och en nulägesanlys. Att börja där man står. Att se hur illa läget egentligen är.

Tydlighet, ansvar och motivation

Trots viss språkförbistring lyckades man med kommunikation och tydliga visualiseringskoder att briefa alla inblandade om vad som borde göras. Sedan sattes delmålen upp på en stor, väl synlig Kanbantavla. Tavlan som du ser på bilden ovan uppdaterades sedan varje dag. Till vänster bredvid satte man även upp ett stort diagram som visade på den effekt man ville uppnå (i detta fall ”betjänade patienter per dag”). Även denna uppdaterades dagligen.

Framstegen; även om de ibland var små, var otroligt viktiga för helheten. Detsamma gällde för den tydliga, pedagogiska ansvarsfördelningen. Den gjorde att alla fick motivation, förstod vad de skulle göra, men också när och inte minst varför. Bilden nedan visar Marcus under den andra av Marcus föreläsningar under ett fullsatt DevLin2018. Foto: Lasse Qvarfordt.

Att se möjligheter och coacha andra

Sedan började man den mödosamma resan mot ett väl fungerande sjukhus. Marcus är van att coacha andra. Han ser möjligheter istället för problem och brinner för att hjälpa andra. Tre fraser kom att bli viktiga ledord:

Ta hand om patienterna - Håll personalen glad - Tjäna pengar

Missa inte nästa del om hur Marcus och hans team började implementera Kanban och Lean i projektet. Den hittar du här på Responsive.se.