En tydlig förståelse för människors ansvar och självbestämmande möjliggör ökad effektivitet, bättre samarbete och lättrörlighet i hela organisationen.

Fördela arbetet mellan personer i organisationen genom att skapa roller eller forma team, enheter eller avdelningar så att den begränsade mängd tid, energi och resurser som finns utnyttjas bättre. I det arbetet kommer också domäner - distinkta ansvarsområden och självbestämmande - att definieras, uttryckligen eller underförstått.

Uppgiften för varje roll eller team är att bidra till det övergripande syftet med organisationen genom att ta hand om ett specifikt organisatoriskt behov. Domäner som inte är tillräckligt definierade leder typiskt till att intressenter har olika antaganden om ansvarsområden och autonomi. Som en följd av detta uppstår brister i både samarbete och arbetsfördelning på grund av att man missar beroenden, gör dubbelt arbete eller att inget arbete utförs alls.

Förtydligande av domäner gör kontraktet mellan delegator och delegater explicit, vilket gör det möjligt för alla att inse vad som fungerar och vad som inte fungerar, eftersom alla förstår vem som är ansvarig för vad. En tydlig domänbeskrivning med en rimlig detaljrikedom är en nödvändig förutsättning för att människor framgångsrikt ska kunna utvärdera och kontinuerligt förbättra sitt arbete.

Ett enkelt sätt att stödja intressenter i att utveckla en gemensam förståelse för olika aspekter av en domän är genom att skapa en domänbeskrivning som innehåller information om:

  • Primär drivkraft (och/eller syfte)
  • Huvudansvar
  • Beroenden
  • Externa begränsningar
  • Viktiga utmaningar
  • Viktiga leverabler
  • Kompetenser, egenskaper och färdigheter
  • Nyckelresurser
  • Delegatorns ansvar
  • Primära mätvärden
  • Utvärdering

På [S3 Canvas microsite] hittar du en mängd olika mallar som du kan använda för att (sam-)skapa och dokumentera domänbeskrivningar.

(http://s3canvas.sociocracy30.org/s3-delegation-canvas.html)

Överväg att skapa domäner med minsta möjliga, men tillräckliga, begränsningar och välj alltid begränsningar som gör möjligheterna för människor att skapa värde maximala.

Delegaten(erna) kan göra vad helst de tror kan hjälpa dem att uppnå sitt syfte, om det inte är utanför domänen för organisationen, explicit förbjudet, de bryter mot någon annans (explicita) domän, eller hindrar andra människors bidrag till organisationen på något annat sätt. Saker som är förbjudna inkluderar uttryckliga begränsningar som anges i domänbeskrivningen, andra överenskommelser delegaten(-erna) måste hålla, såväl som rättsliga och regulatoriska krav.

När behöver man förtydliga domäner

Överväg att förtydliga domäner när du märker att intressenter har olika antaganden om domänen för en befintlig roll, position, team, avdelning, enhet eller till och med för organisationens domän som helhet.

Som delegator, se till att förtydliga varje nytt område som du har för avsikt att delegera.

När man retroaktivt tydliggör domäner som redan har delegerats till människor, kan en delegator få värdefulla insikter genom att bjuda in delegaten(-erna) och låta dom beskriva domänen ur deras perspektiv först.

Utvärdera och utveckla domäner regelbundet

Människors förståelse för organisationen är begränsad och omgivningen förändras alltid. Därför är det viktigt att delegatorn, delegaten och andra relevanta intressenter regelbundet tar sig tid att utvärdera och utveckla både utformningen av domänen och hur människor ansvarar för den allt eftersom deras förståelse av domänen fördjupas.

Ofta kan människor ansvara väl för en domän på det sätt som domänen är utformad, men utformningen av domänen kan vara förenklad eller bristfällig. Å andra sidan, även om utformningen av en domän är dålig i den första iterationen, genom denna process kommer den att förbättras med tiden.

Förtydliga hela organisationens domän

Alla domäner i en organisation är inbäddade inom organisationens övergripande domän, som kan utformas avsiktligt i ett tidigt skede, eller förtydligas retroaktivt. En organisations domän måste göra det möjligt för medlemmarna i organisationen att på ett ändamålsenligt sätt uppfylla sitt syfte och måste oftas utvecklas över tid.

Överväg att explicit tydliggöra organisationens övergripande domän om du upptäcker att viktiga intressenter har olika förståelse för det, eller när ändringar i domänen måste göras. För att göra detta är det nödvändigt att identifiera vem som är den övergripande delegatorn för organisationen.

En organisations domän bör utformas med kunden och affärsmodellen i åtanke, och måste ta hänsyn till begränsningar i omgivningen (t.ex rättsligt, ekonomiskt, marknad, konkurrens osv.)

Utvärdera organisationens domän regelbundet för att stötta de ansvariga för organisationen att snabbt lära och anpassa.

Ett sätt att förtydliga en organisations domän är genom att arbeta med en S3 Organisation Canvas.

Aspekter som är värdefulla att tydliggöra i en domänbeskrivning

Alla de följande faktorerna är viktiga att tänka på när man klargör en domän. Beroende på din situation och var du befinner dig i domänens livscykel, kan det vara mer eller mindre möjligt att beskriva var och en av dem tydligt. Utvärdera regelbundet, testa antaganden och tydliggör vartefter insikter görs.

Mall för en domänbeskrivning

Primär drivkraft

Förklara hur delegaten(-erna) kommer att bidra till det övergripande syftet med organisationen genom att tydliggöra de specifika organisatoriska behov som de (kommer) ta hand om.

Beskriv vilken organisatorisk drivkraft delegaten(-erna) (kommer att) agera på, till exempel med hjälp av mönstret Beskriv organisatoriska drivkrafter.

Sikta på en eller två meningar, så att informationen är lätt att komma ihåg och bearbeta.

Förutom sammanfattningen kan fler detaljer om drivkraften registreras i loggboken.

Huvudansvar

Lista allt viktigt arbete och beslutsfattande som delegeras på ett sätt som gör det möjligt att mäta framgång.

Huvudansvaret är de ansvarsområden som intressenterna anser vara väsentliga att ta hand om för att delegaten(-erna) framgångsrikt skall ansvara för domänen.

Beskriv uttryckligen varför vart och ett av dessa ansvarsområden är viktigt för organisationen och det värde som organisationen har av att de tas om hand.

Ansvar bör vara specifika och mätbara, så att de kan utvärderas och utvecklas efter behov.

Beroenden

Gör de väsentliga beroendena mellan denna domän och andra delar av organisationen explicita, så att delegaten(-erna) kan samarbeta med andra intressenter för att hantera dessa beroenden.

Ta hänsyn till:

  • Interna och externa kunder (de som nyttjar teamets resultat)
  • Leverantörer av produkter eller tjänster som är väsentliga för delegatens/delegaternas arbete.
  • Delade resurser

Externa begränsningar

Beskriv viktiga begränsningar i delegatens(-ernas) autonomi och inflytande.

Externa begränsningar kan vara fasta eller förhandlingsbara. De kan hänvisa till kundkrav, till omvärlden, till andra viktiga intressenter i organisationen, till övergripande ansvar delegaten(-erna) kan ha, eller till delegatorns preferenser.

Några exempel:

  • Särskilda beslut som kräver tillstånd
  • Rättsliga, tids- eller budgetbegränsningar
  • Revision och/eller förväntad rapportering
  • Delegatorns och hela organisationens strategi
  • Organisatoriska värderingar

Viktiga utmaningar

Vilka är de kända eller förväntade utmaningar som delegaten(-erna) kan möta när de ansvarar för denna domän: relaterande till omvärlden, resten av organisationen och ibland till en specifik delegat?

  • risker och sårbarheter
  • variabler (t.ex. väder)
  • osäkerhet och komplexitet
  • brist på kompetens eller resurser.

Obs: Det finns alltid några risker som måste hanteras. Försök att lista minst 3!

Viktiga leverabler

Vad åstadkommer teamet eller rollen för att svara på sin främsta drivkraft, de viktigaste ansvarsområdena och de viktigaste utmaningarna som de står inför?

Som delegator, överväga noga i vilken grad du kommer att lämna utformningen av leverablerna till delegaten(-erna), som kan definiera leverabler och lägga till dem i domänbeskrivningen senare. Att låta delegaten(-erna) leda utformningen av leverabler frigör ofta dem för att skapa värde enligt deras styrkor och intresse.

Beskriv varje leverabel rimligt detaljerat och säkra att leverablerna är värdefulla för de intressenter som tar emot dem. Du kan börja med bara en mening eller två om varje leverabel men så småningom kan du behöva beskriva dem mer i detalj.

Kompetenser, egenskaper och färdigheter

Vilka kompetenser, kvaliteter och färdigheter krävs – eller är åtminstone att föredra – för att framgångsrikt ansvara för detta område?

Nyckelresurser

Grundläggande resurser delegaten(-erna) kan använda sig av i hanteringen av sin domän är t.ex. tidstilldelning, budget, privilegier, anläggningar, hårdvara, programvara etc.

Delegatorns ansvar

När en domän delegeras till andra, behåller delegatorn fortfarande den övergripande ansvarsskyldigheten för domänen och kan ofta ha värdefulla bidrag till hanteringen av domänen.

Lista exakt vilka skyldigheter delegatorn tar på sig till stöd för delegaten(-erna) som ansvara för denna domän.

Ta hänsyn till:

  • Möjligheter till lärande och utveckling och stöd som erbjuds till delegaten(-erna).
  • Saker som är viktiga för att framgångsrikt kunna ansvara för den domän som endast delegatorn kan göra.
  • Saker som gör delegaternas liv lättare och är värda att ta med.

Beskriv delegatorns ansvar i specifika och mätbara termer, så att de kan granskas och utvecklas efter behov.

Primära mätvärden

Mätvärden är statistik som fungerar som kritiska indikatorer för framsteg, projektstatus eller prestanda. De relaterar till den primära drivkraften (och/eller syftet), nyckelansvar, utmaningar, leverabler och delegatorns ansvar som definierats för denna domän.

Primära mätvärden övervakas och utvärderas ofta. De är relevanta kriterier för utvärdering av utfall och framgång i schemalagda utvärderingar (se ”Övervakning och utvärdering” nedan).

För varje mätetal, betrakta de faktiska siffror som övervakas, liksom innebörden av dessa värden i förhållande till domänen (börvärden, acceptabelt omfång eller tolerans).

Sikta på att definiera enkla och specifika mätvärden som kan inhämtas regelbundet (helst dagligen).

Övervakning och utvärdering

Utvärdera regelbundet utfallet av aktiviteten inom denna domän och använd insikterna för att förbättra värdeskapandet.

I utvärderingen, se till att du överväger följande aspekter:

  • Värdet som delegaten(-erna) tillfördeorganisationen genom att ansvara för domänen.
  • Delegaternas arbetsprocesser och deras samarbete med varandra, med delegatorn och med resten av organisationen.
  • Hur väl delegatorn(-erna) tar hand om sitt ansvar.
  • Designen av själva domänen (och potentiellt utformningen av andra relaterade domäner).
  • Delegatens(-ernas) kompetens och färdigheter i förhållande till domänen.
  • Den strategi delegaten(s) följer att ansvara för denna domän.

Definiera:

  • Schema eller frekvens för utvärderingar.
  • Andra användbara utvärderingskriterier utöver de primära mätetalen.
  • Eventuella andra relevanta aspekter att beakta vid utvärderingen.
  • Vem ska delta i utvärderingen.
  • En process för utvärdering (t.ex. kollegiala utvärderingar).
  • Överväg att ange en termin (för en roll).

Se till att registrera och övervaka när en domän skall granskas och lägg till dessa datum i din loggbok.

Ytterligare information

Överväg att också inkludera följande information till domänbeskrivningen

  • Domännamn
  • Delegator (namn på cirkeln eller rollen; t.ex. utvecklingsavdelningen, projektledare, VD, etc.)
  • Delegat(-er) (om de har utsetts)
  • Datum för senaste uppdateringen till domänbeskrivningen
  • Författarens namn
  • Termin (för en roll)