Förbered möten i förväg för att göra dem mer ändamålsenliga.

Några saker att tänka på när man förbereder ett möte:

  • förtydliga och kommunicera drivkraften för, och avsedda resultat av mötet
  • bestäm vem som ska bjudas in
  • skapa en dagordning
  • planera mötet tillräckligt långt i förväg, så att det finns tid att förbereda sig
  • välj en lämplig längd på mötet
  • vara tydlig med vem som ska facilitera mötet, vem som ska anteckna och vem som ska ta hand om eventuell uppföljning

Förbered en dagordning

Engagera deltagarna i att förbereda och prioritera en dagordning och skicka ut den i förväg

För varje punkt på föredragningslistan enas om:

  • drivkraften
  • den avsedda effekten
  • processen
  • hur mycket tid som skall ägnas åt den
  • hur deltagarna behöver förbereda sig

Underlätta deltagarnas förberedelser

  • överväga vad som kan göras i förväg för att förbereda mötet
  • meddela deltagarna om eventuella förväntningar och förutsättningar
  • gör allt som kan behövas för förberedelse tillgängligt

Som deltagare

  • överväg mönstret Skickligt deltagande
  • granska dagordningen och fundera över hur du kan bidra till varje punkt
  • ta upp dina invändningar mot dagordningen, och försök om möjligt lösa dem före mötet
  • granska förbättringsförslag från senaste mötets utvärdering och fundera över hur du kan agera på dem