Samtyckesbeslut

Samtycke inbjuder människor till att (åtminstone) vara rimliga och öppna för möjligheter till lärande och förbättring. När man tillämpar -principen för samtycke är man överens om att avsiktligt söka efter invändningar.

En invändning är ett argument som rör ett förslag, beslut, en överenskommelse eller åtgärd och som visar på oavsiktliga konsekvenser som borde undvikas eller värdefulla förbättringar.

Förslag blir överenskommelser när de anses tillräckligt bra för tillfället och tillräckligt säkra för att prövas fram till nästa utvärdering. Invändningar hindrar förslag från att bli avtal, men oro gör det inte.

Att inte ta upp invändningar kan försvåra eller hindra personer, team eller hela organisationen att agera på organisatoriska drivkrafter och därmed uppnå sina mål.

Inte alla argument som framförts är invändningar, men de kan avslöja oro:

En oro är ett antagande som inte kan backas upp av resonemang eller tillräckligt med bevis för att bevisa dess relevans eller giltighet.

Steg 1: Samtycke till drivkraften

Se till att drivkraften har sammanfattas tillräckligt tydligt och är relevant för gruppen att agera på.

Facilitatorn frågar: Finns det några invändningar mot att denna drivkraft har beskrivs tillräckligt tydligt och är relevant för oss att agera på?

Notera: Om ni har samtyckt till drivkraften redan i ett tidigare skede i processen, finns det ingen anledning att upprepa detta steg här. Men i fall där ett förslag presenteras för en grupp intressenter som inte var med och skapade det, eller om det finns människor som först nu deltar i beslutsprocessen, kontrollera att alla förstår drivkraften som lett till förslaget. Se också till att drivkraften beskrivs tillräckligt tydligt och att ni är överens om att den är relevant för de närvarande att agera på, innan ni överväger själva förslaget.

Som en allmän rekommendation, försök att slutföra detta steg med mötesdeltagarna asynkront, före mötet. Det ger dig möjlighet att göra förbättringar i förväg och undvika att slösa värdefull mötestid.

Om det finns invändningar som indikerar:

• Drivkraften beskrivs inte tillräckligt tydligt: tar sig tid att klargöra och göra några nödvändiga ändringar i hur föraren sammanfattas tills det inte finns några ytterligare invändningar. Om detta inte ser ut att kunna göras snabbt, överväg att fokusera på beskrivningen av drivkraften och skjuta upp beslutet tills drivkraften är tydligt beskriven.
• Drivkraften är inte relevant för detta möte / grupp: skicka den vidare till lämplig person eller team, eller kasta den.

Steg 2: Presentera förslaget

Dela förslaget med alla.

Facilitatorn frågar författaren/författarna till förslaget: Skulle du/ni vilja presentera förslaget för alla?

Författaren/författarna till förslaget (“förslagsformulerarna”), presenterar det för gruppen, inklusive uppgifter om vem som är ansvarig för vad, ett föreslaget utvärderingsdatum eller frekvens, och eventuella identifierade utvärderingskriterier.

Förberedelser: Om möjligt, sänd ut förslaget i före mötet, så att deltagare kan bekanta sig med innehållet, ställa eventuella förtydligande frågor, eller till och med dela förbättringsförslag, före mötet. Detta undviker att använda dyrbar mötestid för saker som kan göras utanför mötet.

Förslag skapas typiskt av en individ eller grupp i förväg men föreslås ibland “i farten”.

Om du är den som lägger fram ett förslag, skriv ner det, dela den med de andra i förväg om möjligt och sträva efter att hålla din förklaring koncis och tydlig. Beskriv förslaget på ett sätt som maximerar chansen att andra kan förstå vad du föreslår, utan att kräva ytterligare förklaring.

Notera: Att involvera intressenter i skapandet av ett förslag kan öka engagemang och känslan av ansvar för det som beslutas eftersom människor är mer benägna att ta ägandeskap för ett förslag som de medverkat till att skapa. Å andra sidan kräver deltagande eller gemensamt beslutsfattande människors tid och ansträngning, så använd det bara när fördelarna är uppenbara.

Steg 3: Förstå förslaget

Se till att alla förstår förslaget.

Facilitatorn frågar: Finns det några frågor för att förstå detta förslag så som det är skrivet?

Detta är inte ett tillfälle att diskutera varför ett förslag har satts samman på ett visst sätt, utan helt enkelt för att kontrollera att alla förstår vad som föreslås. Undvik frågor om “varför” utan fokusera istället på frågor som “vad menar du med …”.

Förtydligande frågor kan ibland visa på hjälpsamma vägar att förändra förslagstexten så att den blir tydligare. Man kan använda denna tid för att göra ändringar i förslaget, om det hjälper förståelsen för förslaget, men var försiktig med att ändra vad som faktiskt föreslås i detta skede.

Notera: Om gruppen är har erfarenhet av att använda samtyckesbesluts, kan man mycket väl göra förbättringar av förslaget i detta skede. Men om gruppen är mindre erfaren, se upp för att glida över i ett nytt möte för att formulera förslaget, den här gång med alla inblandade istället för bara de utsedda “förslagsformulerarna”. Ni riskerar då att slösa tid på att försöka nå samförstånd om förslaget, istället för att gå vidare med processen och utveckla förslaget baserat på invändningar (i steg 7).

Tips till facilitatorn:

• Använd en runda och bjud in “förslagsformulerarna” (eller vem som än skapade förslaget) för att svara på en fråga åt gången.
• Fånga upp “varför” och “varför inte“-frågor och påminn deltagarna att syftet med detta steg är endast att säkra förståelse för förslaget och inte varför förslaget har skrivits på ett särskilt sätt.

Tips till alla:

• Säg “pass” om du inte har någon fråga eller om du just nu inte är säker på vad din fråga är.
• Håll frågorna korta, precisa och håll dig till ämnet.
• Undvik inledningar och kom till saken direkt, t.ex. “Ja, en sak som inte är så tydlig för mig, eller åtminstone, att jag vill se till att jag förstår korrekt är …” eller “Jag är inte säker på hur man uttrycker detta, men låt mig prova…”, etc.

Steg 4: Kortfattad reaktion

Skapa en känsla av hur detta förslag tas emot av alla.

Facilitatorn frågar: Vad är dina tankar och känslor kring förslaget?

Att höra andra dela med sig av sina reflektioner, åsikter och känslor om ett förslag, bidrar till att bredda förståelsen och att betrakta förslaget ur olika synvinklar.

Svaren kan avslöja användbar information som indikerar oro eller möjliga invändningar. I detta skede, lyssna men undvik att interagera med det som sägs. Detta steg handlar bara om att se förslaget genom andras ögon.

Exempel:

• “Jag gillar att det är enkelt och okomplicerat. Det är ett bra nästa steg.”
• “Jag är lite orolig för att detta kommer att ta mycket tid, när det finns andra viktiga saker som vi måste ta hand om också.”
• “Jag tror att det finns några väsentliga saker som saknas här, som A och B till exempel.”

Tips till facilitatorn:

• Bjud in till en runda.
• Ange hur “kort” den “kortfattade reaktionen” ska vara! Det kommer att bero mycket på sammanhang och kan variera från en enda mening till några minuter från varje person.

Tips till alla:

• Undvik att ge kommentarer eller svara på det som sägs.
• Anpassa ditt bidrag till tidsbegränsningen.
• Det är värdefullt att höra något från alla i denna runda, så undvik att passa. Om du inte finner rätt ord, kan du fortfarande säga något som “Jag behöver lite mer tid att tänka på det” eller “Just nu är jag osäker på vad jag tycker”

Steg 5: Kontrollera eventuella invändningar

Deltagarna överväger förslaget och indikerar sedan om de har invändningar eller oro.

Detta steg handlar helt enkelt om att identifiera vem som eventuellt har invändningar eller oro. Argumenten presenteras först i nästa steg.

Om du kom hit från steg 7 (Lös en invändning), kontrollera eventuella ytterligare invändningar mot det ändrade förslaget.

Facilitatorn frågar: Finns det några invändningar mot, eller någon oro inför, detta förslag?

Kom ihåg: en oro kan inte hindra ett förslag att bli överenskommelse, det kan bara kvalificerade invändningar göra. Oro artikuleras i steg 9, efter att vi firat att vi nått en överenskommelse!

Tips till facilitatorn:

Om skillnaden mellan invändningar och oro fortfarande är oklar för någon, påminn om:

• En invändning är ett argument som rör ett förslag, beslut, en överenskommelse eller åtgärd och som visar på oavsiktliga konsekvenser som borde undvikas eller värdefulla förbättringar.
• En oro är ett antagande som inte kan backas upp av resonemang eller tillräckligt med bevis för att bevisa dess relevans eller giltighet.
• Förslag blir överenskommelser när de anses tillräckligt bra för tillfället och tillräckligt säkra för att prövas fram till nästa utvärdering.

Tips till alla:

• Många använder handsignaler som ett sätt att snabbt och tydligt indikera om man har någon invändning eller oro. Om ni inte har erfarenhet av processen och tror att man kan påverkas av andra kan facilitatorn vänta till alla är klara och sedan be alla visa sina händer samtidigt.
• Om du tvekar mellan en eventuell invändning eller ett problem, dela den som en möjlig invändning så kan ni tillsammans pröva om den kvalificerar som en invändning.

Om ingen indikerar att de har några invändningar, har ni nått en överenskommelse, kommit överens. Fortsätt vidare till steg 8 (Fira)!

Steg 6: Pröva om ett argument kvalificerar som invändning

Utnyttja er begränsade tid och resurser klokt genom att pröva om argument kvalificerar som invändningar och hantera bara de som gör det.

Vanligtvis är det mest effektiva att ta en möjlig invändning åt gången, pröva om den kvalificerar som en invändning, och om den gör det, lösa invändningen innan du går vidare till nästa argument.

Tips till facilitatorn: Om det finns flera möjliga invändningar, förklara för alla att du kommer att välja en person åt gången, som får presentera ett argument. Klargör för alla att om, efter man har hört argumentet bör säga till om man anser att det skulle vara mer effektivt att överväga ett av sitt argument först.

Kontrollera att argumentet visar att ett oförändrat förslag:

• leder till konsekvenser som bör undvikas,
• kan leda till konsekvenser som bör undvikas och det är en risk du inte är villig att ta,
• eller visar på ett värdefullt sätt att förbättra hur man kan uppnå resultatet.

(Se också Pröva om argument är invändningar).

Om argumentet inte kvalificerar sig som en invändning, gå tillbaka till steg 5 (Kontrollera eventuella invändningar), annars fortsätt till nästa steg.

Steg 7: Lös invändningen

Förbättra förslaget, baserat på den information som visat sig genom invändningen i föregående steg.

Se mönstret Lös invändningar för detaljer.

Så snart invändningen är löst, återvänd till steg 5.

Steg 8: Fira!

Fantastiskt! Ni är överens och har gjort en överenskommelse! Och med övning kommer det också att gå snabbare! Ta en stund och begrunda det faktum att en överenskommelse har gjorts. Fira!

Steg 9: Betrakta oro

Efter att ha firat, överväg om någon oro som yttrats är värt att diskutera i gruppen innan ni går vidare till nästa ämne. Om inte, registrera dem åtminstone efter mötet, tillsammans med utvärderingskriterierna för överenskommelsen ni just gjort. Information om uttryckt oro kan vara användbar när det är dags att utvärdera överenskommelsen.

Facilitatorn frågar dem som uttryckt oro: _Finns det någon oro som är värd att diskutera nu? Om inte, registrera dem efter mötet, tillsammans med utvärderingskriterierna för överenskommelsen.</p>

Ibland visar sig det som verkade vara en oro faktiskt vara en invändning. I dessa fall kan det lösas genom att ändra ert avtal med hjälp av processen i Steg 7 (Lös invändningen).

En sista anmärkning:

Om samtyckesbeslut är nytt för er rekommenderar vi att ni följer processen strikt tills ni har blivit bekanta med den och grundligt förstått alla steg. När ni fått mycket erfarenhet kan ni möjligen hoppa runt¹ bland stegen men att göra det i början kan leda till förvirring eller till och med kaos.

¹ Om det till exempel finns ett allmänt uttryck för oro under rundan med Korta reaktioner kan facilitatorn (eller en annan medlem i gruppen) föreslå att förslaget utvecklas på plats för att inkludera underförstådda tankar eller antaganden som inte uttryckts. I så fall, kontrollera alltid först om det finns någon invändning mot att göra så.