Främja framgångsrikt samarbete redan från början och skapa förtroende mellan parterna genom att skapa ömsesidigt fördelaktiga och juridiskt robusta kontrakt.

Ett kontrakt är ett antal löften som två eller flera parter kommer överens om att göra juridiskt bindande, dvs. om dessa löften bryts har den förfördelade parten rätt till rättslig (eller alternativ) kompensation.

Att utveckla en gemensam förståelse för behov och förväntningar är avgörande för ett framgångsrikt samarbete.

Under förhandlingar om, och fastställande av, ett kontrakt, modellera den samarbetskultur du vill uppnå, och bygg en positiv relation med de andra berörda parterna.

Detta mönster avser kontrakt relaterade till samarbete kring alla affärstransaktioner mellan en organisation och andra parter (t.ex. anställda, konsulter, tjänsteleverantörer, aktieägare eller kunder). Det är särskilt relevant för kontrakt som har ett betydande inflytande på framtiden för en organisation eller en av dess partner, såsom

  • anställningskontrakt och kontrakt med externa entreprenörer eller konsulter i stödjande roller (inklusive kontrakt som resulterar i en förändring av ersättning eller insats)
  • kontrakt som reglerar samarbete med kunder, leverantörer eller tjänsteleverantörer
  • aktieägaravtal.

Observera: Många överenskommelser om samarbete inom en organisation kräver inga speciella kontrakt, eftersom de redan styrs av eller omfattas av befintliga avtal eller överenskommelser.

Framgångskriterier för kontraktsförhandlingar

När du förhandlar ett kontrakt, säkerställ att

  • det finns en gemensam förståelse för orsaken till samarbetet, likväl som för den avsedda effekten och eventuella viktiga begränsningar
  • alla parter förstår vad som förväntas av dem
  • alla parter som berörs av ett kontrakt är involverade i att skapa kontraktet och ingår det frivilligt
  • förväntningarna är realistiska
  • kontaktet är fördelaktigt för alla parter
  • alla har för avsikt att hålla sig till det kontrakt som ingåtts.

Om ett eller flera av dessa kriterier av någon anledning inte kan uppfyllas är det förmodligen klokt att inte gå vidare.

Samskapande av kontrakt

Det sätt som ett kontrakt förhandlas fram på kan avsevärt bidra till att bygga förtroende mellan parter. Hantera kontraktsskrivning från utgångspunkten att skapa en överenskommelse mellan parter, inte utifrån att parterna är motståndare: skapa kontraktet tillsammans, skräddarsy det till det specifika sammanhanget och se till att det är juridiskt stabilt.

  • Kontraktet bör innehålla alla förväntningar från berörda parter, där varje förväntan förklaras i tillräcklig detalj.
  • Använd ett tydligt och enkelt språk som alla parter kan förstå, och var entydig om rättsliga konsekvenser.
  • Om du behöver använda specifika tekniska eller juridiska termer som en part kan vara obekant med, förklara dem i en ordlista som medföljer kontraktet.
  • Konsultera en advokat som stödjer den kultur du strävar efter och är kompetent inom affärsområdet som är föremål för förhandlingen.

Vid samskapande av ett kontrakt

  • Se till att alla parter har en delegation som inkluderar representation för alla berörda domäner (t.ex. inte bara försäljning, men också utveckling / produktion / stöd, etc.).
  • Beskriv uttryckligen den kultur du vill utveckla, med hänsyn till en gemensam grund och eventuella kulturella skillnader mellan parter.
  • Ange skälen till det föreslagna samarbetet, och var öppen om förväntningar och behov hos alla parter.
  • Lämna ut all relevant information (under NDA om nödvändigt).
  • Enas först om villkoren för relationen och förväntningarna hos alla parter, och överväg sedan hur du kan göra dem juridiskt robusta.
  • Sammanställ en lista över specifika lagar och regler som kontraktet måste ta hänsyn till.
  • Förhandla i flera steg, detta ger tid att överväga konsekvenser och föreslå ändringar.
  • Gör anteckningar på varje möte för att minska risken för missuppfattningar.

Stöd samarbetets hela livscykel

Alla kontrakt kan ändras när som helst, förutsatt att alla parter är överens. Det minskar dock avsevärt risken för senare konflikter om man beaktar samarbetets hela livscykel i kontraktet:

  • vidta åtgärder för att framgångsrikt komma igång genom att definiera uppstartsförfaranden
  • ha en prövotid, där alla parter kan prova på samarbetet, och ett tydligt protokoll för hur varje part kan säga upp kontraktet under provperioden
  • definiera och bygg in regelbundna utvärderingsmöten i överenskommelsen där de som undertecknat träffas för att dela erfarenheter och lärande och besluta hur överenskommelsen kan ändras för att anpassas till förändrade förhållanden
  • inkludera tydliga rutiner för hanteringen av kontraktsöverträdelser
  • överväga att tillhandahålla alternativa metoder för tvistlösning, t.ex. medling, förlikning eller skiljeförfarande
  • överväga att begränsa kontraktet till en viss tid varefter avtalet löper ut och kan förnyas om det krävs.

Kultur

Varje kontrakt påverkar kulturen i det samarbete som den styr, även när det verkar bara beskriva vad som skall levereras.

  • Skapa avsiktligt den önskade samarbetskulturer genom att inkludera förväntningar på hur saker ska göras.
  • Ensa kontraktet med organisationskulturen (hos alla parter) och med juridiska krav.
  • Bygg kontrakt som möjliggör och uppmuntrar ansvarskänsla.

Om standardavtal i branschen är föråldrade jämfört med den önskade kulturen, bygg en databas med mallar för kontrakt och klausuler och överväg att dela den med andra, så att det går att utnyttja tidigare erfarenheter när nya kontrakt skapas.