Lägg endast tid på sådant som leder närmare organisationens övergripande mål, så att den begränsade tid, energi och resurs som finns tillgänglig används på bästa sätt.

Principen om ändamålsenlighet inbjuder oss att medvetet tänka på vad vi gör och hur vi gör saker. Det kräver att man avsiktligt och medvetet beaktar de konsekvenser som våra åtgärder har på vår organisation, både nu och över tid, men också den bredare miljön, omgivningen och världen i stort.

Att eftersträva ändamålsenlighet kräver att vi agerar med avsikt att minimera spill och slöseri, avlägsna hinder och om möjligt uppträda på ett sätt som med tiden leder till största möjliga värdeskapande, genom synergin av vår kreativitet, resurser, energi och tid.

Förtydliga “varför?”

För att vara ändamålsenlig måste man börja med att komma till klarhet med varför man vill göra något och etablera en ungefärlig uppfattning om vad man vill uppnå. Att definiera varför organisationen finns och vilka mål den försöker uppnå hjälper alla att förstå mer om vad de arbetar mot och hur de kan bidra på ett meningsfullt sätt. Utan denna tydlighet är det svårt för individer att se sitt eget arbete i ett större sammanhang. Det är också svårare att kvalificera och kvantifiera vad som ger värde och på vilka sätt.

Håll alternativen öppna

Det kan finnas många sätt att uppnå målen och ibland misslyckas man att möta behoven med sitt första försök. Håll alternativen öppna och undvika att fastna i en viss tankebana eller riktning så att upptäckta möjligheter för att förbättra inte missas. Undvik att konvergera för tidigt och välj en iterativ strategi närhelst möjligt. I komplexa omgivningar är det väsentligt att hitta sätt att testa hypoteser tidigt, genomföra flera små experiment om möjligt, och arbeta lättviktigt så att det går att byta inriktning snabbt.

Ändamålsenlig först, resurssnål sedan

Ändamålsenlighet är att nå önskat resultat, medan resurseffektivitet handlar om att göra saker med minsta spill och slöseri av ansträngning, resurser och tid. Det är fullt möjligt att göra “fel” sak mycket resurssnålt, så innan man optimerar för effektivitet, se till att utfallet faktiskt är vad du avsåg. Först efter det bör man leta efter värdefulla förbättringar för att åstadkomma samma resultat på ett mer resurssnålt sätt.

Se till helheten, övervaka, utvärdera och lär

Var vaksam på eventuella bieffekter och oavsiktliga konsekvenser före, under och efter varje påverkan som görs. Tänk på direkta och indirekta kostnader och negativa externa effekter och var beredd att utveckla eller ändra aktiviteter eller mål, baserat på lärdomar längs vägen.

Det finns olika skalor för ändamålsenlighet (och effektivitet) som bara kan förstås om man beaktar det bredare sammanhanget och konsekvenserna av åtgärder över tid. Ibland kan man uppnå det avsedda utfallet på kort sikt men med långsiktigt ogynnsamma konsekvenser och dolda kostnader. Till exempel, storskaligt, industriellt jordbruk ger stor avkastning med hög resurseffektivitet, men på lång sikt kan det leda till en kritisk utarmning av matjorden och ett ökat beroende av gödningsmedel. insekticider och ogräsmedel. Det är ett exempel på kortsiktig vinst som kan ge problem på lång sikt.

I komplexa miljöer är det ibland svårt att räkna ut vad ändamålsenlighet skulle innebära. Tänk på andras perspektiv, även om du är ensam om att fatta ett beslut. Ta till vara på den erfarenhet och expertis som finns spridd över hela organisationen och sök kontakt med personer med alternativa synvinklar. Att få andras synpunkter på idéer kan hjälpa till att undvika oönskade konsekvenser och att identifiera värdefulla förbättringar.

Bestäm hur utfall och värde kommer att mätas och i fallet samarbete med andra, utveckla och upprätthåll en gemensam förståelse av vad det kommer att innebära. Efter att ha etablerat ett tydligt “varför” och definierat det avsedda utfallet, tänk över på hur utfallet kan mätas så att man också kan se framsteg längs vägen (och om det som görs överhuvudtaget är användbart!)

Om något varit värdefullt och ändamålsenligt kan ofta bara bedömas i efterhand. Var uppmärksam på och reflektera över konsekvenserna av dina handlingar, och använd sedan lärdomar och insikter för att öka ändamålsenligheten till nästa gång.

Var uppmärksam på beroenden och begränsningar

Sikta på att göra alla fria att agera så självständigt som möjligt och gör vad som krävs för att göra dig själv fri också. Gör alla nödvändiga beroenden mellan specifika individer och grupper explicita, och samlas för att samskapa och utveckla ett sammanhängande system för att hantera dem, så att värde fortfarande kan levereras snabbt även när beroenden inte kan undvikas.

Klargör alla bivillkor som begränsar verksamheten. Vilka är de interna och externa förväntningarna, riktlinjerna eller reglerna? Hur stöder eller begränsar de underförstådda eller uttryckliga värderingarna i din organisation, och i det vidare sammanhanget, beslut och åtgärder? Hur kommer man att agera för att hålla sig inom specifika begränsningar? Vem ska man kommunicera med om man ser ett argument för att ändra något eller för att göra ett undantag från en regel?

Prioritera och välj klokt

Sätt upp prioriteringar och håll fast vid dem om det inte framkommer anledningar att ändra på dem. Distraherande faktorer, ständigt skiftande prioriteter eller arbeten och brist på pauser eller återhämtningstid kommer oundvikligen att leda till spill och slöseri.

Förutom att göra klart vad som KOMMER att göras, var också tydlig med vad som INTE ska göras och sträva efter att lösa hinder vartefter de uppstår.