Anteckna all information som är värdefull för organisationen och gör den tillgänglig för alla i organisationen, såvida det inte finns någon speciell anledning till sekretess så att alla har den information de behöver för att förstå hur man gör sitt arbete på ett sätt som så ändamålsenligt som möjligt bidrar till helheten.

Öppenhet i en organisation hjälper människor att förstå vad som händer, vad de kan förvänta sig och varför saker görs som de görs. Det minskar osäkerheten, stöder tillit och pålitlighet och främjar ansvarighet.

Tillräcklig öppenhet innebär att människor antingen har direkt tillgång till den information de behöver, eller att de åtminstone vet vart de ska gå eller vem de ska be om att få tillgång till det. Öppenhet hjälper alla att förstå när de på ett säkert och effektivt sätt kan besluta och agera själva och när de behöver involvera andra för att agera på beroenden de delar.

Öppenhet hjälper oss att lära oss av och med varandra. Det bidrar till att minska risken att små problem växer till stora eftersom vi är mer benägna att upptäcka misstag och negativa oavsiktliga konsekvenser snabbare.

Öppenhet underlättar den kontinuerliga utvecklingen och vidmakthållandet av en sammanhängande och adaptiv lärande organisation. Att ha tillgång till relevant information hjälper oss att snabbt identifiera viktiga behov och förändringar och att reagera snabbt.

Tydliggör motivet för (mer) öppenhet

Öppenhet är ett medel, inte ett mål i sig, så om du funderar på att öka öppenheten i din organisation, ta dig tid att klargöra skälen varför. Vilka utmaningar försöker ni lösa, och/eller vilka möjligheter vill ni utforska, genom att införa mer öppenhet ?

Inför mer öppenhet i din organisation som ett sätt att stödja lärande och att frigöra människor, inte som ett sätt att kontrollera dem. Använd det som ett sätt att förbättra prestanda. Låt inte människor bli tveksamma till att agera på grund av att de är oroliga för att bli övervakade. Öppenhet kan möjliggöra samskapande och innovation men om misslyckanden betraktas negativt och inte som en möjlighet att lära, kommer det att minska människors vilja att ta risker och experimentera.

Överväg skäl till sekretess

Var tydlig med information som är olämplig att dela. Även om sekretess ibland kan förknippas med olagliga eller tvivelaktiga affärer, finns det många legitima skäl för sekretess i organisationer. Ibland är sekretess nödvändigt, till exempel skydd av människors personuppgifter och affärer, skydd av tillgångar eller immateriella rättigheter som hjälper en organisation att uppnå sina mål.

Identifiera vilken information som är värdefull att registera och dela

Tänk noga över vilken information som är värd att registrera. Värdefull information som bör registeras är typiskt:

  • beslut som har fattats, tillsammans med den information som de bygger på, vem som fattade dem och skälen till varför de fattades.
  • all information som hjälper människor att fatta effektiva beslut, såsom detaljer om sammanhanget, vilka alternativ som utforskats och eventuella viktiga begränsningar
  • information som hjälper till att utvärdera framsteg och utfall, inklusive utvärderingskriterier, mätvärden, beskrivningar av tänkta utfall och detaljer kring eventuella hypoteser som beslut bygger på
  • information som minskar osäkerheten och stöder utvecklingen av förtroende, såsom ekonomi och framtidsplaner
  • nyttiga insikter och lärande
  • mötesprotokoll

Skapa och underhåll ett sammanhängande system för registrering av information

Att dokumentera relevant information på ett sätt som är sammanhängande och tillgängligt är en pågående uppgift som bygger på att alla i organisationen gör sin del. Att utveckla ett system för att registrera och dela information och hålla det uppdaterat tar tid och ansträngning. Välj verktyg som gör det enkelt att skapa, uppdatera och korsreferera poster, samt att söka och hämta information när det behövs. Tydliggör vilken information som registreras och uppdateras, av vem och när, och strukturera poster utifrån det. Reservera tid att regelbundet gå igenom dina register, se till att ditt system förblir användbart och håll ett arkiv med historisk information för senare referens.